湖北开放大学（湖北科技职业学院）

采购与招标管理办法（修订）

第一章 总  则

第一条 为进一步规范学校采购与招标工作，完善采购内控机制，提高资金使用效益，保证学校采购工作规范、廉洁、高效，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》，及有关法律法规和规范性文件，结合学校实际，制定本办法。

第二条 使用学校各类资金（含无需预算支出项目），采购货物、服务、工程的行为，适用本办法。

第三条  本办法所称采购，是指以合同（或协议）方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品；所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等；所称服务，是指除货物和工程以外的服务类采购对象。

第四条 学校采购工作应当全面加强计划管理，严格执行采购预算，规范实施采购流程，杜绝无预算采购（无需预算支出项目除外）、超预算采购、化整为零采购等各种不合规行为。

第五条 学校采购工作应当严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及有关人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及有关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。

第六条  学校采购实行统一领导、部门申报、归口管理、分类采购的管理模式。

第七条 学校采购分为政府采购、学校采购和部门自行采购三种形式。具体分类标准如下表所示。

采购形式分类

第二章 组织机构及职责

第八条 学校成立采购与招标工作领导小组，分管采购与招标工作的校领导任组长，党委办公室、校长办公室，教务处，职院教务处、校企合作处，财务处，资产设备处，审计处，基建处，教育技术中心，后勤服务集团，采购与招标管理中心主要负责人构成。其主要工作职责有：

（一）负责贯彻执行上级关于采购工作方面的法律法规和政策，统一领导、统筹协调、监督指导学校各类采购工作；

（二）研究决定学校采购工作中的重要事项；

（三）讨论、审议学校采购与招标工作规范性文件；

（四）审定特殊情况采购项目的采购方式；

（五）研究特殊情况供应商质疑、投诉事项。

第九条 采购与招标管理中心是采购与招标工作领导小组的日常办事机构，负责学校采购与招标工作的组织、实施和管理。其主要职责有：

1.负责宣传贯彻国家关于采购与招标方面的法律法规和上级有关规定，建立和完善学校有关采购与招标工作的规范性文件；

2.负责学校招标代理机构的遴选、管理、考核和监督；

3.负责组织实施政府采购和学校采购工作；

4.负责对项目开标、评审过程进行监督和对评审报告进行复核；

5.负责制定采购合同参考范本，指导项目单位（部门）与成交供应商签订采购合同。根据学校合同管理办法参与学校采购合同的会审，督促项目部门加强采购合同履约情况的日常管理；

6.负责指导和监督各单位（部门）自行采购工作；

7.负责政府采购和学校采购项目采购资料的收集、整理、归档工作。

第十条 项目单位（部门）主要职责：

项目单位（部门）为采购项目的实施主体。其主要职责有：

1.负责开展市场调研；

2.负责申报（有归口管理部门的项目）或组织采购项目的立项论证；

3.负责编制上报本单位（部门）年度采购预算；

4.负责提出采购申请、确定采购需求；

5.负责对采购文件在一定范围内进行集体研究后确认；

6.负责对成交结果进行研究确认；

7.负责采购合同的起草、洽谈、签订和履约管理；

8.负责组织或参与采购项目的验收。

第十一条 学校委托招标代理机构实施政府采购和学校采购。招标代理机构由采购与招标管理中心根据有关规定进行动态管理。

第十二条　学校按规定建立校内评委库。采购与招标管理中心根据有关规定对校内评委进行遴选、管理和使用。

第三章 采购方式

第十三条 采购方式

（一）公开招标；

（二）邀请招标；

（三）竞争性谈判；

（四）竞争性磋商；

（五）询价；

（六）单一来源采购；

（七）网上商城采购；

（八）相关法律法规和规定认可的其他采购方式。

第四章 政府采购和学校采购程序

第十四条 政府采购和学校采购程序主要包括项目采购准备、项目采购实施以及项目履约实施。

第十五条 项目采购准备，由项目单位（部门）负责组织。

（一）确定项目负责人

项目负责人填写《项目负责人提醒函》（附件1），核实项目经费预算及资金性质（无需预算支出项目除外）。

（二）确定采购需求

项目单位（部门）应当对采购项目的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调研，市场调研对象不得少于3家，根据调研情况科学、合理地确定采购需求，测算采购最高限价（单项限价）。

（三）政府采购意向公开

政府采购项目，项目单位（部门）至少于采购活动开始前30日向采购与招标管理中心申请公开采购意向，采购与招标管理中心在上级财政部门指定平台发布。

第十六条 项目采购实施，有以下主要工作：

（一）提请相应会议审定同意实施项目

项目单位（部门）根据学校有关规范性文件，将拟采购的项目提请学校会议或本单位（部门）党政联席会（处务会）集体研究审定后实施采购。

（二）提出采购申请

经相关会议审定通过后，项目单位（部门）以请示报告方式提出采购申请。项目预算金额在50万元（不含）以下的，由项目单位（部门）分管校领导审批；项目预算金额在50万元及以上的，由项目单位（部门）分管校领导审核，校长审批。

审批完成后，项目单位（部门）向采购与招标管理中心提交相关材料如下：1.项目采购申请请示报告（请示报告内容需对照财务部门下发的实施性预算明确预算经费来源以及资本性支出的金额）；2.相关会议纪要（记录）等。

（三）确定采购方式

采购与招标管理中心经与项目单位（部门）沟通，根据项目采购需求经本部门集体研究后确定采购方式。特殊情况采购项目的采购方式由采购与招标管理中心研究后报学校采购与招标工作领导小组审定。

（四）编制采购需求及采购实施计划

政府采购项目，项目单位（部门）制定政府采购需求和采购实施计划并报分管校领导审批，审批完后方可实施项目采购。

（五）申报政府采购计划

政府采购项目，采购与招标管理中心负责向上级主管部门申报政府采购计划。

（六）确定招标代理机构

采购与招标管理中心根据有关规定确定招标代理机构。

（七）采购文件编制

1.采购与招标管理中心委托招标代理机构根据项目单位（部门）确定的采购需求编制采购文件，采购与招标管理中心负责进行审核；

2.采购文件审核完成后，项目单位（部门）在一定范围内进行集体研究后确认，采购文件确认函由项目单位（部门）主要负责人签字、注明集体研究情况并盖单位（部门）公章；

3.工程项目的采购文件中要明确：成交/中标供应商的项目负责人必须是本单位正式职工，并提供身份证复印件、劳动合同复印件、本单位为项目负责人缴纳的社保清单、工资表等证明材料并盖供应商公章。

（八）项目执行审批

项目单位（部门）通过学校OA办公系统发起《湖北开放大学政府采购项目执行审批流程表》（附件2）或《湖北开放大学学校采购项目执行审批流程表》（附件3），提交下列材料作为附件：

1.政府采购项目备案书（政府采购项目）

2.采购需求和实施计划（政府采购项目）；

3.采购请示报告审批件；

4.采购文件全文（工程采购项目需包含工程量清单、控制价、施工图等）；

5.采购文件确认函。

项目（预算）金额在50万元（不含）以下的，由分管采购与招标工作的校领导审批。项目（预算）金额在50万元及以上的，由分管采购与招标工作的校领导审核，校长审批。

（九）抽取（选派）校内评委

评审前1个工作日，采购与招标管理中心根据国家相关法律法规规定的评审小组组成人数，以及校内评委所占比例人数，在校内评委库中随机抽取1名或2名校内评委参与项目评审工作。抽取工作除抽取人员外，必须有1名监督人员在场。采购与招标管理中心根据抽取结果向招标代理机构发送《评委委托函》（附件4）。

出现以下情形之一的，可由项目单位（部门）选派校内评委，项目单位（部门）向采购与招标管理中心提交《评委推荐函》（附件5）：

1.评委经2次抽取均未成功的，由采购与招标管理中心向项目单位（部门）反馈后，由项目单位（部门）选派1名或2名校内评委参与项目评审，选派的校内评委与项目负责人不得为同一人。

2.项目技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适的校内评委人选的，经采购与招标管理中心同意，可由项目部门选派1名或2名校内评委参与项目评审，选派的校内评委与项目负责人不得为同一人。

评委填写《湖北开放大学评委承诺书》（附件6），评委名单在评审结果公告前应当保密。

（十）执行项目采购

招标代理机构依法依规组织实施发布采购公告、开标、评标、结果公示等采购流程，按规定发放成交/中标通知书。

（十一）成交/中标结果确认

采购与招标管理中心自评审结束之日起2个工作日内对评审报告进行复核。项目单位（部门）自评审结束之日起5个工作日内对成交结果进行确认，成交结果确认函经项目单位（部门）主要负责人签字并盖单位（部门）公章。项目单位（部门）填写《湖北开放大学（湖北科技职业学院）成交/中标结果会签表》（附件7）。项目成交/中标金额在50万元（不含）以下的，由分管采购与招标工作的校领导审批。项目成交/中标金额在50万元及以上的，由分管采购与招标工作的校领导审核，校长审批。

第十七条 项目履约实施，有以下主要工作：

（一）采购合同签订

项目单位（部门）负责采购合同起草、洽谈、签订、履约管理，项目单位（部门）填写《湖北开放大学（湖北科技职业学院）合同文本审签表》，根据学校合同管理办法进行会审，并提交下列材料作为附件：

1.成交/中标通知书；

2.项目执行审批流程表及关联的相关附件；

3.合同文本。

项目单位（部门）应当自成交/中标通知书发出之日起30日内与成交/中标供应商签订合同。合同签订超过法定期限，由此导致被上级主管部门追究责任的由项目单位（部门）承担责任。采购与招标管理中心加强对合同签订时限的提醒和督促。

（二）合同备案

政府采购项目合同原则上应在签订当日提交采购与招标管理中心，采购与招标管理中心自合同签订之日起7个工作日内到上级主管部门办理合同备案手续。

（三）项目验收、资产入库及合同款支付

采购完成后，项目单位（部门）或归口管理部门组织3人（含）以上单数的验收小组，其中专家人数不少于成员总数的三分之二，对供应商履约情况进行验收，出具验收报告。验收报告应当包括每一项技术、服务、安全标准的履约情况，验收标的物应与采购合同一致。大型或复杂的采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。

验收合格后，项目单位（部门）根据学校相关规定办理资产入库、付款手续。

（四）采购资料归档

采购与招标管理中心应当按照档案管理相关规定，整理归档采购资料。

第五章  项目单位（部门）自行采购程序

第十八条 同一个财政年度内、同一个预算项目下、采购同类货物、工程或服务，预算合计在1万元（不含）以下的项目，由项目单位（部门）主要负责人审批后直接采购。

第十九条 同一个财政年度内、同一个预算项目下、采购同类货物、工程或服务，合计在1万元（含）－5万元（含）的一般采购项目，由项目单位（部门）自行组织采购，程序如下：

（一）提出采购申请

由项目负责人提请项目单位（部门）集体研究审核，项目单位（部门）主要负责人审批。

（二）确定采购方式

项目单位（部门）自行采购一般采取询价、竞争性谈判等方式，具体采购方式由项目单位（部门）自行研究确定。

（三）组建询价或谈判小组

项目单位（部门）组建询价或谈判小组，询价或谈判小组应为3人（含）以上单数，由项目单位（部门）或邀请相关专业人员组成。询价或谈判小组成员应遵守有关回避制度。

（四）组织询价或谈判

询价一般通过公开发布询价公告的方式进行，特殊情形可通过现场询价、发送询价函的方式进行，符合采购需求的报价供应商不得少于三家。询价小组应以符合采购需求且报价最低的原则推荐成交供应商。评审过程应由询价小组做好记录形成询价汇总表，明确推荐供应商意见，并由询价小组成员签字确认。采取竞争性谈判方式采购的参照执行。

（五）确认供应商

询价汇总表经项目单位（部门）主要负责人审核，根据询价小组的推荐意见确认成交供应商。

（六）签订采购合同

项目单位（部门）根据学校合同管理办法完成合同会审后签订采购合同。合同会审时，项目单位（部门）应将工程量清单及控制价编制书（仅工程类项目提供）、合同文本及《湖北开放大学项目单位（部门）自行采购备案表》（附件8）作为附件上传。

（七）资料归档。询价过程相关材料（询价公告、供应商报价单、评审会议记录、询价汇总表、成交结果公告、成交通知书、供应商资质证明材料、信用中国查询材料等），由项目单位（部门）自行归档、存档备查。

第二十条 学校各单位（部门）不得将应以学校采购方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式、理由规避学校采购。在同一个财政年度内、同一个预算项目下，单位（部门）采购同类货物、服务、工程项目两次以上（不可预计的情形除外）、累计预算总额超过学校采购数额标准的，视为化整为零规避学校采购。

第六章   追加合同、续签合同与应急采购

第二十一条 合同履行中确需追加与合同标的相同的工程、货物或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。

第二十二条 采购需求具有相对固定性、延续性且价格变化幅度小的服务项目，可以与供应商签订不超过3年履行期限的采购合同。在学校年度预算能保障、原合同履约良好的前提下可以与供应商续签1—2年合同。

项目单位（部门）办理政府采购项目续签合同手续，应在原合同到期前一个月，同本办法第十六条第（二）款程序提出续签合同申请，向采购与招标管理中心提交经审批同意的续签合同申请请示报告单、原采购公告、原合同、原供应商履约考核情况，且原采购公告和合同中有服务期三年的约定，采购与招标管理中心向上级主管部门申报政府采购项目备案书后，进入合同会签环节。学校采购项目续签合同参照执行。

第二十三条 对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施政府采购项目以外、学校采购数额标准以上的紧急采购，经项目单位（部门）、采购与招标管理中心分别请示分管领导审批同意后，项目单位（部门）可组成3人采购小组实施直接采购，在合同签订后3个工作日内将采购资料、合同向采购与招标管理中心进行备案。

第七章    监督检查

第二十四条 学校采购与招标工作接受省级财政、审计、教育行政管理部门和学校纪委、监察专员办公室、审计部门的监督检查。

第二十五条 采购与招标管理中心定期对项目单位（部门）自行采购工作进行检查，项目单位（部门）应主动配合检查。对在采购中工作发现的违规违法行为，采购与招标管理中心根据职责权限进行处理或向上级主管部门上报。发现涉嫌违纪违法问题线索的，移交学校纪委、监察专员办公室依规依纪依法处理。

第二十六条 采购与招标管理中心加强对校内评委的监督管理。校内评委违反《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、出现《湖北省政府采购负面清单》中情形的，列入不良行为记录，失去评审资格。

第八章    附  则

第二十七条 本办法由采购与招标管理中心负责解释。

第二十八条 本办法未尽事宜，按照国家、湖北省有关法律、法规、规章、行政规范性文件和学校有关规章制度执行。

第二十九条 本办法自2024年5月1日起实施。原《湖北开放大学采购与招标管理办法》同时废止。

附件1：

项目负责人提醒函

为规范采购行为，保证采购活动公开、公平、公正，防止违规违纪违法行为发生，依据国家有关法律法规及学校规范性文件要求，学校项目单位（部门）负责工程、货物、服务项目采购工作的负责人应严格遵守如下要求：

一、严格遵守《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等国家法律法规。

二、不得借市场调查之机向投标人及任何其他第三方泄露采购活动中的秘密；不得委托投标人编制项目需求参数。

三、招投标期间不得与投标人联系或约见投标人。

四、不与委托的招标代理机构或投标人串通，搞假招标、陪标、围标、串标。

五、不收受或变相收受投标人任何形式的馈赠；不以任何形式向投标人索要钱物；不参加投标人安排的旅游或高消费娱乐活动。

六、不从事国家法律法规、党纪法规禁止的其他违规违纪违法行为。

被告知人：

采购与招标管理中心

年  月  日

附件2： 湖北开放大学政府采购项目执行审批流程表
项目名称		预算金额（万元）
项目单位 （部门）意见	经费名称：
	资金性质：	预算编号：
	项目负责人：	联系方式：
	完善的项目采购文件，请作为附件上传
	项目单位（部门）主要负责人（签字）： 时间：   年   月   日
	招标采购科：经采购与招标管理中心集体研究拟定如下：
采购与招标管理中心意见	采购方式：
	招标代理机构：
	招标采购科负责人（签字）：
	采购与招标管理中心副主任（签字）： 时间：  年  月  日	采购与招标管理中心主任（签字）： 时间：  年  月  日
校领导意见	分管校领导（签字）： 时间：  年  月  日	校长（签字）： 时间：  年  月  日
采购与招标管理中心制表

附件3： 湖北开放大学学校采购项目执行审批流程表
项目名称		预算金额（万元）
项目单位 （部门）意见	经费名称：
	资金性质：	预算编号：
	项目负责人：	联系方式：
	完善的项目采购文件，请作为附件上传
	项目单位（部门）主要负责人（签字）： 时间：  年  月  日
	招标采购科：经采购与招标管理中心集体研究拟定如下：
采购与招标管理中心意见	采购方式：
	招标代理机构：
	招标采购科负责人：
	采购与招标管理中心副主任（签字）： 时间：  年  月  日	采购与招标管理中心主任（签字）： 时间：  年  月  日
校领导意见	分管校领导（签字）： 时间：  年  月  日	校长（签字）： 时间：  年  月  日
采购与招标管理中心制表

附件4：

评委委托函

            （招标代理机构名称）：

拟派 同志参加 项目的评审工作。

姓名：

身份证号：

手机号：

           采购与招标管理中心

年  月  日

附件5：

校内评委推荐函

采购与招标管理中心：

因 原因，拟推荐 同志参加 项目的评审工作。

姓名：

身份证号：

手机号：

单位（部门）：

                                    年  月  日

附件6：

湖北开放大学评委承诺书

1．在评审、谈判过程中，严格执行国家法律、法规，认真遵守职业道德；

2．不收受参与采购活动有关单位、人员的财物；

3、本人和参与本项目的供应商没有任何利害关系，无需申请回避；

4．保证尽自己的专业知识和能力，依法进行独立评审，提出评审意见，不受任何单位或个人的干预，努力做到公平、公正；

5．保守商业秘密，不向外界透露任何有关项目评审的情况；

6．自觉维护学校、供应商的正当权利，客观、公正地履行职责，对所提出的评审意见承担个人责任；

7．认真履行法律赋予自己的权利，承担法律规定的相应义务和责任，自觉接受学校和监督管理部门的质询、监督，积极配合质疑、投诉等处理工作。

承诺人（签字）：