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《湖北开放大学(湖北科技职业学院)采购与招标管理办法》解读
所属栏目:服务指南 发布时间:2022-08-01 15:06 发布作者: 阅读次数:

一、《办法》修订的主要内容

调整一个标准,明确三个程序

(一)采购的标准、方式

学校的采购分为政府采购、学校采购和项目单位自行采购三种形式。

1.政府采购

湖北省政府集中采购目录内或不在集中采购目录内但在限额标准以上(100万元)的采购项目均实行政府采购。

2.学校采购

不在政府集中采购目录内或在限额标准以下,采购金额5万元(不含)以上的采购项目

1)基建、维修和绿化等工程采购项目;

2)教学、科研、实验和实训等设备、工具及耗材批量采购项目;

3)图书、教材等批量采购项目;

4)综合物资(包括学生及教工活动用品、生活物资、保洁用品、水电耗材、消防器材、燃料等)批量采购项目;

5)其它同类项目分批次执行时全年预算合计在5万元(不含)以上的采购项目。

3.项目单位自行采购

全年预算采购金额合计在5万元(含)以下的采购项目,由项目单位自行采购,采购工作接受学校招标办的指导、检查和监督。其中,货物采购单件(套)采购价格在1000元及以上的采购项目,由学校资产设备处统筹安排,按照《湖北开放大学资产管理办法》的相关规定执行。

(二)政府采购和学校采购工作程序

1.项目单位提出招标申请

政府采购和学校采购都由学校招标办组织实施。项目金额在50万元(不含)以下的,由项目单位分管校领导审批;项目金额在50万元及以上的,由项目单位分管校领导审核,由校长审批。(注意:招标申请不需要招标办会签)。

项目单位向招标办提交纸质签批材料,包括:项目招标申请签批报告、采购需求、项目论证报告、会议纪要(需要上会的项目)、预算证明等。

2.招标办确定招标方式

招标办与项目单位沟通后,根据采购实际情况、采购需求确定招标方式。政府采购项目,招标办负责向上级主管部门申报政府采购预算执行计划,并负责报批。

3.招标办确定招标代理机构

招标办根据《湖北开放大学招标代理机构管理办法》确定招标项目代理机构。

4.项目单位编制招标文件

项目单位根据采购需求、技术参数、商务要求等编制招标文件。

工程类项目的招标文件中要明确:中标单位的项目实施负责人必须是本单位正式职工,并提供身份证复印件、劳动合同复印件、本单位缴纳的三年社保清单、工资表等证明材料并盖单位公章。

确认采购招标文件无误后,项目单位负责人签字并盖公章。

工程类招标项目,由项目单位负责编制工程量清单、标底(控制价或限价),基建处负责统筹。确认无误后,由项目单位负责人签字并盖公章。

5.项目招标执行审批

项目单位通过学校OA办公系统填写《政府采购执行审批流程表》(见附件1)或《学校采购执行审批流程表》(见附件2)并提交下列材料作为附件,招标办根据相关规定办理。

1)项目前期审批相关材料(含论证报告、项目单位招标实施审批报告等);

2)上级部门审批的政府采购预算执行计划函(政府采购项目);

3)招标文件(全文);

4)招标文件确认函;

5)工程量清单和控制价(工程项目单位提供)。

6.推荐校方评委

招标办与项目单位商定推荐1名代表作为校方评委参与项目评审且负责对推荐评委人选保密。推荐的评委不能是项目经办人,所推荐的评委能客观公正评审,并具备一定的专业知识。项目单位填写《评委推荐函》报招标办。

7.执行项目招标

招标代理机构依法依规组织实施发布招标公告、开标、评标、结果公示等招标流程,按规定发布成交公示,发放中标通知书。

8.成交结果确认

项目单位对成交结果签字并盖部门公章,填写《湖北开放大学中标结果会签表》。5万元以上(不含)—50万元以下(不含)项目成交结果立项单位确认后,招标办签字并报分管招标工作的校领导签批;50万元及以上项目,分管校领导签批之后,还要报校长签批。

9.合同会签

采购合同起草、洽谈由项目单位按学校合同管理规定执行。

项目单位通过OA办公系统,完成合同会签。项目单位填写《合同文本审批表》,并提交下列材料作为附件:

1)项目招标审批报告;

2)中标通知书;

3)政府采购项目执行审批流程表;

4)合同文本;

5)招标文件。

10.合同备案

政府采购项目合同签订后七个工作日内,提交合同文本至招标办;招标办负责到上级主管部门办理合同备案手续。

(三)项目部门自行采购程序

1.招标项目审批。招标项目审批报告申请由项目单位集体研究后,报项目单位分管校领导审批。

2.确定采购方式。项目单位自行采购项目一般选用询价、竞争性谈判等方式,具体采购方式由项目单位自行依法依规确定。

3.组建询价或谈判小组。项目单位依法依规组建询价或谈判小组,询价或谈判小组应为3人或以上单数,由项目单位或邀请相关专业人员共同组成。询价或谈判小组成员应遵守有关的回避制度。

4.组织招标。组织询价或竞争性谈判采购,供应商不得少于三家,供应商资质应满足项目采购需求;询价或谈判小组应在满足项目需求的条件下以报价最低的原则推荐供应商。

5.确定供应商。评审报告(内容包括:询价过程;推荐理由;推荐的供应商)经项目单位负责人审核签字后,确定成交供应商。

6.签定采购合同。合同签定按学校合同管理规定执行。

采购资料自行保存,保存期限十五年。招标办负责指导、咨询服务。技术要求复杂的工程、服务需要在学校校园网公告的,招标办协助办理。

(四)续签合同程序(续签合同只适用于服务类项目)

1.项目单位先核实原招标公告中必须要有服务期三年的约定,并提供截图,作为报告附件。

2.项目单位提出续签合同报告。在原合同到期一个月之前,向分管领导报批,50万元及以上项目还须报校长办公会审定。

3.若是政府采购项目,招标办负责向上级主管部门申报政府采购预算执行计划函和办理合同备案审批手续。

二、招标注意事项

(一)招标文件编制

1.招标文件包含以下内容:

1)投标邀请书;(核心内容)

2)投标人须知;

3)合同主要条款;

4)投标文件格式;

5)采用工程量清单招标的,应提供工程量清单;

6)设计图纸;

7)技术条款及技术参数要求;(核心内容)

8)评分标准和评分办法;(核心内容)

9)投标辅助材料。

项目部门应在招标文件中规定实质性要求和条件,并用醒目的方式标明。

招标文件核心内容是商务要求(完整、明确);技术条款、技术参数(合规、细化);评分标准(合规、合理、细化)。不能让招标代理公司做招标文件,代理公司不知道项目单位的具体需求。

项目单位要编好这三个核心条款,就应当做好前期调研、论证,不能以一家供应商提供技术参数作为标准,至少要调研三家以上供应商;同时技术参数要满足三家以上供应商,不能有唯一性;不能指定品牌,更不能提前向供应商透露招标信息。

2.招标文件的性质和作用。

1)是投标人编制投标文件的依据;

2)是评标专家评标标准和评标方法的根据;

3)是招标人和中标人拟定合同文件的基础。比如:服务类续签合同,第一年招标文件中必须要有服务期三年,合同一年一签,合作满意可续签1-2年;

4)汇总招标人所需各项需求的最重要、最完整,具有法律效力的重要文件。

(二)科学、合理编制项目预算资金

在项目立项前期,要充分做好市场调研,至少调研三家以上供应商,论证科学,预算合理,项目明细。例如:会议费20万元,应具体到场次、参会人员多少、天数、每项费用多少、餐费、住宿费、交通费、专家讲课费等。

目前招标中出现中标价只有预算的一半,这说明市场调研不充分、不细致,随意性大。

有些人认为反正是要招标,供应商要报价,预算报价多少关系不大。

项目预算资金少,容易造成利润空间小,投标人不足3家,会流标,造成招标失败;

项目预算资金多,容易造成围标,给学校带来损失。所以项目预算要科学、合理确定。

(三)招标项目尽早提前实施,要留足招标时间

招标流程长、程序多,而且招标时间是法定的,需要预留招标所需要的时间。

:公开招标,仅仅招标公告公示,时间不得少于二十天,仅这一个环节就需要二十天,其他还有很多程序所需时间没计算。竞争性磋商招标公告不得少于十天。

所以,项目部门要考虑招标所需要的时间,不能只考虑项目实施时间,一定要提前预留招标时间。

常用的招标方式所需时间,公开招标:工程类项目40天,货物服务35天;竞争性磋商:工程类项目30天,货物服务25天。

(四)招标之前要核实经费

各类招标项目,必须按相关规定经过论证、审批,并经财务部门核实:经费是否在当年的学校预算里?资金性质是政府采购还是非政府采购?是财政拨款还是专户资金?核实经费后方可实施。

采购需求与预算不一致,需要先到财务处办理相关手续,财务处负责人签字后,开始招标。

(五)质保金的交纳方式

签定合同时,合同中约定质保金由供应商打款到学校帐户,不在项目款中扣除,以便项目招标能及时结项,便于结项后剩余财政拨款资金的使用,提高财政拨款资金使用效益。